Внасяне от файл

Внасянето на клиенти от файл се достъпва от главното меню “Клиенти” → “Внасяне от файл”.

В случай, че разполагате с информация за клиенти в Excel файл (.XLS или .XLSX), Вие можете автоматично да ги внесете по автоматизиран път в базата данни на вашия акаунт във Фактуриел. Обърнете внимание, че файлът не трябва да съдържа антетка. Информацията за клиентите трябва да започва още от първия ред. Подредбата на колоните е необходимо да следва следната последователност:

  • A – „Име“
  • B – „Населено място“
  • C – „Адрес“
  • D -„ЕИК“
  • E – „ИН по ДДС“
  • F – „Телефонен номер“
  • G – „Email“
  • H – „МОЛ“
  • I – „Получател“
  • J – „IBAN номер“
  • K – „Допълнителни бележки“

След като подготвите файла, използвайте контролата „Избор на Excel файл“ за да го изпратите за обработка към нашия сървър.

Допълнителната настройка „ Ако клиентите вече съществуват в базата данни да не се добавят (проверка по ЕИК).“ може да бъде използвана в случаите, когато не желаете информацията за вече съществуващи клиенти във Вашата база данни да бъде променяна съгласно посочения файл за Import. Ако опцията бъде изключена, това би означавало, че информацията за всички съществуващи клиенти ще бъде презаписана с данните от качения на сървъра файл.

Добавяне на клиент

Информацията за клиенти се извежда от главното меню “Клиенти” → “Добавяне на клиент”.

Информацията за всеки клиент е разделена в три основни групи:

  • Фирмени данни
  • Сметки и права
  • Адреси и бележки

Фирмени данни

В тази информационна група се попълва общата информация за клиента. При включване на отметката ☑ Проверка на валидност, се проверява дали въведения ЕИК/ЕГН е правилен и ако не е, запазването на информацията за клиента не се осъществява, докато грешката не бъде отстранена.

След попълване на ЕИК и включване на отметката ДДС регистрация, полето ИН по ДДС се запълва автоматично.

Възможно е въвежда на клиентски номер за вътрешно ползване в случаите, когато работите с фирми посредници или при възникнала необходимост по други търговски причини.

Въведените телефон и email за контакт се използват в издаваните документи или при изпращането им по електронен път чрез платформата.

Полетата в „Основна информация“ са част от задължителния реквизит при издаване на документи и е препоръчително да бъдат попълнени коректно. Включването на отметката „Чужденец“ означава, че регистрацията на фирмата е направена извън територията на страната. В комбинация с това, използвайки бутоните Български | English можете да въведете информация за фирмата на английски език, която да бъде използвана в последствие при издаване на чуждоезикови документи, като например Invoice.

Сметки и права

Към всеки клиент може да се асоциира банкова сметка, която в последствие да бъде използвана при издаване на документи чрез Фактуриел.

Като допълнителни уточнения може да се посочи дали дадения клиент може да приема плащания само в брой, само по банка или и двете. Това се осъществява чрез опциите във функционалната група „Права и ограничения“.

Адреси и бележки

Към всеки клиент, за удобство, може да се добавят текстови уточнения във вид на бележки в свободен текст.

Освен това, като отделно текстово поле е предвидена възможност за добавяне на адрес за доставки или кореспонденция, който може да е различен от официалния адрес на регистрация на фирмата, посочен във „Фирмени данни“.

Списък с клиенти

Информацията за клиенти се извежда от главното меню “Клиенти” → “Списък с клиенти”.

Клиентските данни се визуализират в табличен вид, по един клиент на ред.

Колонките на таблицата показват информация относно името на клиента, ЕИК/ЕГН/ИН по ДДС, населено място, телефон и email адрес.

За да редактирате клиент, моля кликнете върху неговото име, телефон или email адрес.

Функцията за деактивиране на клиент се намира също в режим редакция.