Издаване на фактура

ВНИМАНИЕ! В СУПТО „Фактуриел“ не е разрешено ръчно издаване на фактури, тъй като това би било в противоречие с изискванията в Наредба Н-18. Издаването на фактура се осъществява по автоматизиран път в следствие регистрирани продажби чрез софтуера. Използвайте меню „Магазин“ → „Справки“ → „Продажби“ за да локализирате продажба, която да фактурирате. След избора, от появилия се прозорец, изберете действие за издаване, което може да бъде:

  • Сторниране
  • Стокова разписка
  • Протокол
  • Фактура
  • Печат на информация за продажбата
  • Печат на нов фискален бон

След потвърждаване на действието, ще ви се отвори стандартен формуляр за издаване на фактура, където се попълват всички задължителни реквизити, като информации за доставчик, получател и други.

Издаването на фактура е лесен, опростен и почти напълно автоматизиран процес. Формулярът се състои от няколко основни функционални области:

  1. Издаване на документ – възможност за избор на тип документ: фактура, кредитно или дебитно известие;
  2. Текуща номерация – Пореден номер на документа, стрелките дават възможност за преглед на предходен или следващ документ в режим на преглед/редакция;
  3. Клиент – ръчно въвеждане на данни за клиент или избор и автоматизирано запълване на данни от вече съществуващ запис;
  4. Доставчик – данните се попълват автоматично от Вашите настройки, съставителят може да бъде променян чрез меню;
  5. Наименование на стока/услуга – информация за артикули, количество, цена, отстъпка, ДДС и сума. Артикулите могат да бъдат ръчно въвеждани или избирани от базата данни при ръчно въвеждане не се изписва количество от склада;
  6. Добавяне – бутон за добавяне на допълнителен ред към формуляра;
  7. Основание за нулева ставка или неначисляване на ДДС – поле с възможност за избор на приложимото основание. Основанията се редактират от меню „Настройки“ → „Основания“;
  8. Начин на плащане – избор на начин, по който е прието плащането;
  9. Получател – Име на получателя на документа;
  10. Бележки – поле за кратки бележки в свободен текст, бележките се виждат на фактурите при отпечатване;
  11. Място на издаване – избор на търговски обект, от който се издава документа;
  12. Дата на издаване – възможност за избор на дата на издаване, посочване на дата на данъчно събитие и номер и дата на документ, към който се издава текущия (използва се най-често при кредитни и дебитни известия);
  13. Плащане – посочване дали документа е напълно, частично платен или няма извършено плащане за него;
  14. Invoice валута и курс – курсът, по който се изчислява валутата използвана при издаване на Invoice. Курсът е автоматизиран, но може да се променя ръчно при необходимост;
  15. Изпращане по email – функция за автоматизирано изпращане на документа до email на получателя. Бутонът „PDF“ генерира PDF файл за сваляне;
  16. Лента с бутони – в зависимост от типа документ и режима на създаване или редакция, лентата може да съдържа разнообразие от функционални бутони, като например деактивиране, анулиране, създаване на PDF, печат, заключване, запазване на промените и други.

При използване на бутона за избор на клиент от базата данни (3), ще видите прозорец за избор от следния тип.

Кликнете върху името на клиента за да запълните всички необходими данни за него в документа, който попълвате. Връзките в дъното на прозореца служат за бърз достъп до следните функции:

  • Нов клиент – добавяне на информация за нов клиент в базата данни;
  • Списък с клиенти – извеждане на списък с всички клиенти съществуващи в базата данни.

Справки към „Продажби“

Справки към  СУПТО „Фактуриел“:

Дневен оборот – Извежда данни за дневния оборот с възможност за показване на всички продажби, продажбите само в търговския обект или само регистрираните, като онлайн продажби;

Движение на стока – Извежда данните за всички движение на посочен артикул, заедно с информация за текущото му количество в склада. Резултатите могат да се филтрират за период от време (от дата до дата). Данните са систематизирани в табличен вид и съдържат: дата, вид операция, количество, цена, отстъпка, стойност, име на обект и служител;

Получена стока – Извежда данни за получена стока за посочен интервал от време (от дата до дата). Данните са систематизирани в табличен вид и съдържат: дата и час, каталожен номер, артикул, количество, цена без ДДС, цена с ДДС, търговска отстъпка и сума;

Наличности по групи – Извежда данни за наличности за артикули разделени по групи и доставчици за определен период от време (от дата до дата). Данните са систематизирани в табличен вид и съдържат: каталожен номер, име на артикул, текуща наличност, продажби, цена, средна доставна цена и надценка в проценти.

Обороти и печалби – Извежда данни за обороти и печалби по дни с възможност за отпечатване на хардуерен или софтуерен принтер или създаване на Excel файл. Възможно е филтриране по времеви интервал (от дата до дата), по дни от седмицата (всички или поединично), по търговски обект и по тип продажби (в търговски обект или онлайн).

Продажби – Извежда данни за извършените продажби по зададен период от време (от дата до дата) с допълнителни възможности за филтриране на резултатите по обект, тип продажба, фискално устройство, реализирани, сторнирани или анулирани продажби, начини на плащане и по номер на продажба. Самата справка може да бъде оформена като „Нормална“ или „Детайлна справка за НАП“.

Плащания – Извежда данни за извършените плащания по зададен период от време (от дата до дата) с допълнителни възможности за филтриране на резултатите по обекти, фискални устройства, видове и начини на плащания. Като допълнителна функция е предвидена справка по номер на бележка или сканиране на QR код. Данните се извеждат в таблица съдържаща информация за номер на продажба, дата и час, търговски обект, потребител, фискално устройство, начин на плащане и сума. Повече информация за самата продажба може да бъде изведена при клик на сумата в последната колонка на таблицата.

Проверка на наличност – Извършване на проверка за наличност и цена на артикул без необходимост от отваряне на продажба и генериране на УНП. Справката има по-скоро информационен характер и служи за бързо откриване и редактиране на артикули. Извършените проверки автоматично се запаметяват от системата и могат лесно да бъдат прехвърлени в продажба или анулирани (занулени).

Получаване на стока

Получаването на стока се осъществява от главното меню “Магазин” → “Получаване на стока”.

Въведете в полето за търсене цялата или част от информацията за продукта, който желаете да впишете, след което го посочете от появилото се падащо меню. Търсене може да се започне и чрез въвеждане на артикулен номер или чрез използването на баркод четец.

След посочването на артикула, системата ще изведе актуална информация за артикула от базата данни, която включва текущо количество, единична цена без ДДС, продажна цена, средна доставна цена и надценка. Единичната цена без ДДС може да бъде редактирана директно.

Под нея ще видите форма за вписване на количество, заедно с поле за цена без ДДС, цена с ДДС и отстъпка в проценти. Общата сума се изчислява автоматично. След попълване на данните, потвърдете информацията чрез натискане на бутона „Запис“.

Под формите за търсене и получаване на стока се зарежда таблица с последно получената стока (последните 200 движения). За всеки артикул е представена информация за дата и час, каталожен номер, наименование, количество, цена без ДДС, цена с ДДС, търговска отстъпка и сума.

Движенията на стоки за определен период от време (от дата до дата) се достъпва от меню „Магазин“ → „Справка получена стока по дати“.

Поръчване на стока

Поръчването на стока се осъществява от главното меню “Магазин” → “Поръчване на стока”.

Използвайте филтъра за търсене на артикули по доставчик, търговска група и времеви период (от дата до дата), след което натиснете бутона „Зареждане“.

Изведените резултати се подреждат в таблица с възможност за въвеждане на количество към всеки един продукт.

След въвеждане на необходимите количества, използвайте бутона „XLS файл“ за да генерирате Excel файл за поръчка.

 

Онлайн продажба

Под „Онлайн продажба“ се има предвид сделка, която не е извършена лице в лице/физически в търговския обект на регистрирания търговец.

Процедурата по регистриране на онлайн продажба е идентично с тази на нормалната продажба, с единствената разлика, че системата автоматично я отбелязва, като електронна, което в последствие се отразява в отчетите и различните видове справки.

 

Продажба и УНП

Въведение и генериране на УНП

Функционалността представлява съвкупност от операторски контроли, специално разработени с изискванията в Наредба Н-18.  Софтуерът (СУПТО) предлага всички необходими функции, за да може програмата да се използва и в търговски обекти, които приемат плащания в брой. Предвидена е и опция за задължителна връзка и управление на фискални устройства (ФУ).

Тези от Вас, които са закупили и използват СУПТО „Фактуриел“ вече няма да могат да издават фактури по познатия начин. Процесът е променен, като първо е необходимо да се регистрира продажба, след което можете автоматично да издадете фактура, стокова разписка или протокол. Стремили сме се максимално да опростим процедурата, така че да се работи лесно със софтуера.

Точният момент на откриване на продажбата не може да се дефинира от нормативната уредба, доколкото при различните видове дейности, този начален момент е различен. Ако при въвеждане на информация в софтуера има достатъчна сигурност, че продажбата ще бъде извършена, то това е моментът на генериране УНП за продажбата.

Важно! Тъй като „Фактуриел“ се използва от фирми с различни бизнес модели и практики, програмата генерира УНП при добавяне на първата стока в продажбата, тъй като именно тогава се добавя първата информация за продажбата в софтуера.

При въвеждане в софтуера на информация за продажба (откриване на продажба) се генерира уникален номер (УНП). Този номер се съхранява в базата данни и се разпечатва на фискалните бележки при плащане. Уникалният номер на продажбата се формира като се долепят един до друг разделени с тире (-) индивидуалния номер на фискалното устройство (серийния номер), номера на оператора и поредния номер на продажбата за съответното фискално устройство.

Пример за УНП: XXXХХХХХ–ZZZZ–0000001, където ХХХХХХXX – 8-разряден индивидуален номер на фискалното устройство (ФУ), присвоен от производителя, ZZZZ – 4-разряден код на оператора, въвел дан­ните за продажбата, съгласно номенклатурата на софтуера, 0000001 – 7-разряден пореден номер на продажбата, формиран поотделно за всеки индивидуален номер на ФУ. Номерът нараства възходящо със стъпка 1 за всяка продажба и съдържа само арабски цифри.

Примери за момент на генериране на УНП:

  • Извършване на резервация за хотелско настаняване, придружена с плащане;
  • Въвеждане на данни за генериране на сервизна поръчка в сервиз за ремонт при постъпване на предмета на ремонта;
  • Въвеждане на заявени поръчки от клиенти в заведения за обществено хранене;

Гореизложеното се отнася и за момента на приключване на продажбата.

Регистриране на продажба

За да отворите продажба, моля влезте в меню “Магазин”.

Кликнете на бутон „Нова продажба“.

Преди да се отвори формата за регистриране на продажба програмата прави няколко проверки – проверява се дали потребителят е влязъл чрез формата за вход, дали е избран текущ търговски обект и текущо работно място. Проверява се също дали има избрано фискално устройство за съответното работно място и дали настройките му са зададени правилно. Ако някоя от проверките пропадне, тогава започването на продажба не е разрешено.

Формата за регистриране на продажба изглежда по следния начин, но в настройките има възможност за изключване и включване на някои функции. В програмата е предвидена опция за автоматично издаване на счетоводен документ (фактура, стокова разписка или протокол) след приключване на продажбата.

Най-горе се намира номера на продажбата, заедно с генерирания УНП. Към продажбата има възможност да се асоциира клиент (чрез връзката „Избор на клиент“), което улеснява издаването на фактура или друг документ (фактура, стокова разписка или протокол) след приключването на продажбата. Клиент може да се избере и в последствие, преди издаване на документите от формата за преглед на продажба.

Формата за търсене на артикул разполага с допълнително уточнение – дали артикула е стока или услуга. Разликата между двете е, че услугите нямат асоциирани и не работят с количества. Отстрани на формата за търсене се намира панел за бърз избор на артикули, който е разделен с два таба – Категории и Любими. В Любими можете да добавите артикули по ваш избор. Таб Категории представлява списък с Вашите артикулни категории. При клик на категория се отваря прозорец, от който лесно можете да намерите търсените артикули, които да добавите в текущата продажба.

Формата за търсене на артикул показва падащ списък за бърз избор при въвеждане на част от име или артикулен номер.

Артикул може да бъде намерен и чрез скараните на баркод чрез баркод четец.

След бъде избран продукт, на екрана се зарежда продажната цена на стоката, която може да промените, както и текущата наличност. При необходимост променете количеството и отстъпката, след което натиснете бутона „Добавяне“.

ВАЖНО! При добавяне на първата стока/услуга в продажбата (моментът на откриване на продажба) се проверява текущото състояние на фискалното устройство и ако то позволява издаване на фискален бон, тогава се прави проверка дали датата и часа на ФУ са верни. Сверяват се времето чрез надежден източник и ако има разлика по-голяма от 60 s., тогава часовникът на ФУ се сверява. След това се генерира уникален номер на продажбата (УНП) и стоката се добавя в списъка вляво, както и в базата с данни.

В долната част е необходимо да изберете начина на плащане. Ако се заплаща всичко наведнъж, тогава сумата се изчислява автоматично. Ако въведете по-голяма сума на екрана се показва рестото, което трябва да върнете на клиента (заб. рестото се отпечатва и на фискалния бон). Ако продажбата се плаща с 2 различни платежни средства, тогава маркирайте отметката „Смесено“ и отбележете втория начин на плащане. В програмата са заложени най-популярните начина на плащане – в брой, по банка, POS(карта), наложен платеж и пощенски паричен превод (ППП). Важното е крайната сума за плащане да отговаря на общата стойност на продажбата, тъй като в противен случай фискалния бон няма да бъде затворен и няма да можете да продължите работа с програмата. Тази грешка е предвидена и продажбата не може да бъде приключена ако сте въвели различна сума.

Ако продажбата приключи успешно и е избран някой от начините за плащане изискващи издаването на бон, тогава на вашето фискално устройство ще бъде отпечатан автоматично фискален бон с нужната информация. Всички начини на плащане изискват отпечатването на фискален бон с изключение на: по банка и ППП. Ако поради някаква причина бонът не се регистрира в контролната лента и отпечата, тогава продажбата остава отворена. Номерът на фискалния бон се записва към продажбата. При необходимост след това можете да разпечатате копие на фискалния бон или да направите допълнителна справка.

След успешно приключване на продажбата, формата се затваря и се зарежда стартовия екран на програмата.

Списък с продажби

Списъкът с извършени продажби са достъпни от главното меню “Магазин” → “Справки” → “Продажби”. Справката по подразбиране показва общ списък, без значение дали продажбите са приключени или са все още отворени. Тъй като понякога една продажба може да продължи дни, програмата поддържа възможност за работа с неограничен брой отворени продажби. Бърз достъп до всички продажби в програмата можете да осъществите от главно меню “Справки” → “Дневник за продажбите”.

Неприключените справки се виждат още в началния екран “Магазин” →  “Текущи проверки и продажби”. Ако продажбата не е приключила и кликнете върху нея, ще се отвори същата  форма за въвеждане, от която можете да добавите други артикули или да да я приключите, като изберете начин на плащане. Ако продажбата вече е приключила, тогава ще се отвори прозорец за преглед на информацията в нея.

Сторниране на продажба (Сторно операция)

Намерете продажбата, която искате да сторнирате от меню “Магазин” → “Справки” → “Продажби” и кликнете върху линка за редакция. Прозорецът, който ще се отвори съдържа информация за продажбата, заедно с бутони за сторниране, печат на фискален бон, отпечатване на хардуерен или софтуерен принтер и за автоматично създаване на документи, като фактури, разписки или протоколи.

Използвайте бутона „Сторниране“, би следвало да видите предупредително съобщение от типа „Сигурни ли сте, че желаете да сторнирате продажбата?„.

Ако сте натиснали бутона неволно, затворете съобщението без да потвърждавате сторнирането. При потвърждение се зарежда стандартната форма за регистриране на продажба със заредените продукти от сторнираната продажба. По време на операцията се правят нужните проверки за свързаност с фискалното устройство, сверяване на часовника с надежден източник и текущ статус. При сторно операция не се генерира нов УНП, тъй като се използва номера от сторнираната продажба.

Артикулите, които няма да участват в сторно операцията могат да бъдат деактивирани чрез бутона „Деактивиране“ намиращ се в края на всеки ред в списъка. Ако сторнирате цялата продажба, тогава не трийте нищо. Функциите за добавяне на стоки в списъка при сторно операциите са деактивирани.

Изберете причина от падащото меню „Причина за сторниране“, която може да бъде:

  • Операторска грешка
  • Рекламация/връщане

Номерът на сторнираната продажба се запълва автоматично и не може да бъде променян. Сторно операцията може да приключи само в брой. При сторно операция винаги се прави проверка за касова наличност, с изключение на сторно операциите причинени от операторска грешка.

След потвържаване и приключване на сторно операцията можете да се върнете на началния екран, да отпечатате документ с данните от продажбата или да пуснете дубликат на бон.

 

Въведение

СУПТО „Фактуриел“ е разработен за юридически лица извършващи активна дейност в областта на търговията. Дизайнът и начинът му на работа са следствие от новите изменения на Наредба за изменение и допълнение на Наредба № Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства. СУПТО „Фактуриел“ покрива всички необходими изисквания на Наредба Н-18 и „Приложение № 29“ към нея.

Новата функционалност включва:

  • Работа с фискални устройства – добавяне, конфигуриране, тестване на връзка, подаване на отчети, служебно въвеждане и извеждане на пари от каса и др.
  • Управление на продажби – възможност за откриване, анулиране, приключване и сторниране на продажби, списък с продажби, проверка на статуса на фискалното устройство преди откриване и приключване на продажби, синхронизиране на часовника на фискалното устройство, ако има по-голяма разлика от 2 минути.
  • Управление на плащания
  • Печат на касови бележки (фискални бонове) за плащанията, платени по начин, който изисква издаване на бон (в брой, с наложен платен или POS/карта)
  • Одиторски профил за НАП

Как се изменя процеса на работа при работа със СУПТО „Фактуриел“ и издаване на фактури:

Преди Наредба Н-18 да влезе в действие, фактурата беше централното звено, докато при СУПТО фокусът се измества към продажбата. Вече не може да се издава фактура по стандартния директен начин. За целта вече трябва първо да се отвори продажба. При приключване на продажба имате опция, за автоматично издаване на фактура или за ръчно след това.

Процесът по преобразуване на проформа към фактура също преминава вече през продажба, но чрез настройките на програмата можете да направите така, че регистрирането на продажбата да остане фонов процес.

Забележки:

  1. Базовата функционалност и останалите предлагани функции нямат никаква връзка и достъп до управление на таблиците свързани с продажби и плащани в базата с данни.
  2. Ако нямате инсталирано фискално устройство чрез СУПТО „Фактуриел“ не можете да издадете фактура, стокова разписка или протокол.
  3. Към момента софтуерът работи с фискалните устройства на всички водещи български производители TREMOL, DATECS, ELTRADE, DAISY, INCOTEX и ISL.
  4.  Софтуерът работи на следните операционни системи: Windows 32/64 bit, macOS 10.10 and up, Linux x64, Linux Arm.
  5. Функциите на софтуера, свързани с фискални устройства работят под Android само с устройствата на фирма Tremol.

За да отворите продажба, моля влезте в меню “Магазин”.

Операторския екран е разделен на няколко функционални области:

  • В момента работите в обект – избор на търговски обект, от който работите с платформата;
  • На работно място – дефиниране на работно място, от което се осъществяват операторските действия, като продажби и други.
  • Внимание! Не са конфигурирани работни места в избрания търговски обект! – предупредително съобщение имащо за цел да ви подкани да дефинирате работни места към Вашия профил.

Под информацията за търговски обект и работно място се намира контролата за настройка на фискално устройство. Всяко фискално устройство се изобразява с наименование, номер и статус на свързаност.

  • Касова наличност – показва данни за касовата наличност водена от посоченото фискално устройство.
  • Отчети – отваря помощен диалог с функции за пускане на операторски и дневни отчети (Отчет Z /с нулиране/ и Отчет X /без нулиране/). В прозореца е на разположение и линк „Проверка на връзката с мобилния оператор„, чрез който се проверява свързаността на устройството с информационната мрежа, която ползва.
  • Бутони „+ / -„ служат за служебно въвеждане и изваждане на суми в паметта на фискалното устройство. Към всяка операция за въвеждане и изваждане може да се напише кратък коментар със свободен текст (не е задължително).
  • Търсене на продукт – компактна форма за търсене на артикули по име или артикулен номер, даваща възможност за бърза количествена справка. Започнете да въвеждате името на продукта, след което го изберете от появилия се падащ списък.

  • Нова продажба (бутон) – отваря нова продажба, клавиш за бърз достъп „F9“. Моля прочетете раздела в ръководството отнасящ се за извършване на продажби. Полето „ТЕКУЩИ ПРОДАЖБИ“ е предназначено за складиране на т.нар. „отворени“ или „неприключени“ продажби. Всяка такава продажба си има собствен номер и може да бъде приключена в последствие.
  • Нова онлайн продажба (бутон) – отваря нова продажба, която да бъде отчетена, като електронна (онлайн – чрез собствен или партньорски уебсайт). Процедурата е същата, както отваряне и регистриране на обикновена продажба.
  • Поръчване на стока (бутон) – Отваря форма за търсене на артикули, предоставяща възможност за посочване на количества и оформянето им като заявка в Excel файл.
  • Получаване на стока (бутон) – Отваря форма за входиране на артикулни количества, като може да се търси по име или каталожен номер. След избор на артикул се показва текущото му количество и актуалната единична и продажна цена. При вписване има възможност да се въведе новото количество, цена без ДДС, цена с ДДС и отстъпка в проценти. За повече информация, моля прочетете раздела в ръководството отнасящ се за получаване на стока.